Vanaf september 25 verplichte e-facturatie
U hebt het ongetwijfeld reeds zien passeren maar vanaf september 25 wordt elektronische facturatie voor tandheelkundigen verplicht. E-facturatie is een gestructureerd elektronisch systeem op basis waarvan facturen zonder menselijke tussenkomst worden gelezen door software. Zo kan de facturatie eenvoudiger in boekhoudkundige systemen worden opgenomen en automatisch worden uitgelezen en kan de overheid de BTW-kloof trachten te dichten (het verschil tussen de verwachte BTW-inkomsten en de werkelijk geïnde bedragen).
Sinds 1 september 2023 hebben tandartsen 2 jaar tijd gehad om tegemoet te komen aan de verplichting om elektronisch te factureren voor ambulante verstrekkingen zowel binnen als buiten de derdebetalersregeling. Dit betekent dat vanaf 1 september 2025 alle facturatie aan verzekeringsinstellingen verplicht elektronisch zal moeten plaatsvinden.
Hiertoe moet facturatiesoftware worden gebruikt die de PEPPOL-standaarden hanteert (Pan-European Public Procurement Online), een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Zo kunnen allerhande entiteiten en instanties eenvoudig en veilig elektronische betaalverzoeken en facturen uitwisselen. Hierop kan worden aangesloten via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point, hetgeen vaak via de boekhouder of de gebruikte facturatiesoftware zal kunnen worden geregeld.
Er zijn slechts beperkte uitzonderingen voorzien waarbij facturatie nog steeds op papier kan plaatsvinden:
- wanneer de facturatie plaatsvindt buiten het kabinet van de tandheelkundige en de elektronische facturatie technisch onmogelijk is
- in geval van overmacht die de elektronische facturatie onmogelijk maakt
- indien de tandheelkundige de leeftijd van 63 jaar heeft bereikt op datum van 1 januari 2024.
Voor alle overige facturatie tussen ondernemingen (B2B) geldt een verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2026. Het zal dus zaak zijn om de nodige software te hebben en een registratie via het PEPPOL-netwerk door te voeren, dit zal vaak via de boekhouder of de leverancier van de software zelf verlopen.