Tips om fraude in uw tandartspraktijk te vermijden
Bij iedere tandartspraktijk bestaat het risico op fraude of verduistering door werknemers, medewerkers of andere betrokkenen. Dit kan zowel de financiën als de reputatie van de praktijk in gevaar brengen. Hoewel dit zeker geen uitzonderlijke gevallen zijn blijft het moeilijk om de diefstallen tijdig te ontdekken. Door een aantal voorzorgsmaatregelen kan het risico echter in grote mate verkleind worden.
Hiertoe geeft Matthew Nelson, praktijk-management analist bij de California Dental Association bij DentalTown een aantal tips. Zo vertelt hij dat hij ooit als praktijkmanager in een praktijk werkte waarbij maandelijkse acties werden gehouden en de patiënten cadeaubonnen konden winnen. Toen een patiënt echter achter zijn cadeaubon kwam bleken deze zoek te zijn. Na enig onderzoek bleken de bonnen allemaal uitgegeven te zijn op een maandag in een winkel vlakbij een universiteit op 30 minuten rijden van de praktijk. Slechts één medewerker was de maandag vrij – toevallig om op die universiteit te studeren…
Hier kon de diefstal eenvoudig worden opgelost; door de juiste controles in te stellen kunnen dergelijke situatie ook in grote mate vermeden worden. Zo geeft Nelson toe dat hij deze medewerker toegang had gegeven tot de kluis zonder dat daar een noodzaak voor was.
Een enquête van de American Dental Association uit 2018 toonde aan dat 49% van de Amerikaanse tandartsen ooit met verduistering te maken kregen. Volgens het factureringsbedrijf eAssist is dat percentage sinds de pandemie zelfs gestegen tot 60%. De ADA-studie wees ook uit dat 39% van de verduisteraars al drie jaar of langer bij de tandarts werkte.
Het komt er dan ook op aan om waarschuwingssignalen te herkennen en goede controle-mechanismen te installeren. Typische signalen zijn vele aanpassingen aan financiële gegevens, onverklaarbare stortingen, ingevoerde betalingen die verwijderd worden en klachten van patiënten over facturatie of onregelmatigheden. Een medewerker die niemand toelaat bij zijn werk en bv. geen nieuwe medewerkers willen opleiden kunnen ook signalen zijn, al vormt dit alles natuurlijk geen absolute zekerheid.
De beste preventie blijven goede controlemechanismen waaronder:
- Beperken van de toegang tot de kluis;
- Scheiden van de taken onder werknemers;
- Controleren van herboekingen, geschrapte betalingen, verwijderde items, etc.;
- Zorgen voor goede betaalprocedures;
- Duidelijke handleidingen en richtlijnen geven aan medewerkers;
- Controleren van leveranciers;
- Monitoring installeren op digitale systemen en toegang beperken tot wie het effectief nodig heeft.
Dit alles geeft uiteraard nooit absolute zekerheid dat geen enkel geval van fraude of diefstal gebeurt en zal steeds afhangen van de grootte van uw praktijk maar kan wel de risico’s hierop aanzienlijk verminderen.
Bron: https://www.dentaltown.com/magazine/article/9042/safeguard-your-dental-practice